Umsatzsteuer

Elektronische Rechnungstellung

 

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert werden. Bislang liegt lediglich der Entwurf eines Gesetzes vor, der sich zurzeit im parlamentarischen Verfahren befindet. Der Bundestag und der Bundesrat werden über die endgültige Ausgestaltung der gesetzlichen Regelungen entscheiden. Schon jetzt wurden eine Vielzahl von Fragen zur konkreten Ausgestaltung der künftigen Regelung an das Bundesfinanzministerium (BMF) herangetragen. Das BMF hat diese Fragen in einem Frage-Antwort-Katalog gesammelt und auf seiner Internetseite veröffentlicht.
Beispielsweise wird dargelegt, dass unter einer elektronischen Rechnung eine solche Rechnung verstanden wird, die in einem elektronischen Format ausgestellt wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per Mail (als PDF-oder Textdateianhang), per Computertelefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden. Die Übermittlung einer Rechnung per Standard-Fax zu Standard-Fax oder vom Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt zukünftig als Papierrechnung. Eine Unterscheidung von Papier- und elektronischen Rechnungen wird ab dem 1. Juli 2011 nicht mehr erforderlich sein, da Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind. Dadurch erhöhen sich aber nicht die Anforderungen an Papierrechnungen. Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält. Der Rechnungsempfänger wird im eigenen Interesse überprüfen ob

  • die Rechnung in der Substanz korrekt ist, das heißt die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde
  • der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat
  • die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist etc.

Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Überprüfung von Papier- und elektronischen Rechnungen führt zu keinen neuen Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten. Rechnungen können elektronisch als Wiedergaben auf einem Bildträger (zum Beispiel Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (zum Beispiel CD-ROM oder DVD) aufbewahrt werden, die keine Änderungen mehr zulassen. Für elektronische Rechnungen ist dies verpflichtend. Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und EDV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.
Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger zu speichern, der keine Änderungen zulässt. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig.

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