Gehaltsabrechnung – nicht Teil des Kerngeschäfts

 

Bis 2008 hatte die Barmer Wohnungsbau AG die Gehaltsbuchhaltung für insgesamt 16 aktive und passive Mitarbeiter eigenständig durchgeführt. Die sachgerechte Bearbeitung der verschiedensten Abrechnungen war sehr zeitaufwendig, kompliziert und hat allmonatlich mehrere Mitarbeiter zusätzlich zur ihrer täglichen Arbeit beschäftigt. Der Gesetzgeber erzeugt zudem häufig Änderungen, so dass regelmäßige Schulungen notwendig sind, die wiederum den Zeitaufwand erhöhen. „Darüber hinaus gehört die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein Wohnungsunternehmen bekanntlich nicht zum Kerngeschäft“, sagt Markus Overkott, Prokurist des Wohnungsunternehmens.
Im Jahr 2008 hat sich die Barmer Wohnungsbau AG nach ausgiebiger Abwägung aller Pro- und Contra-Argumente für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung entschieden. Zur Wahl standen mehrere Modelle. Ein sehr wichtiges Kriterium war dabei, dass der zukünftige Dienstleister in der Lage sein sollte, eine Schnittstellenverknüpfung zum ERP-System des Unternehmens herzustellen, um die Vorteile der eingesetzten betriebswirtschaftlichen Software möglichst optimal zu nutzen. „Außerdem stellten wir hohe Ansprüche an den Datenschutz“, erklärt Overkott. Am Ende fiel die Entscheidung zugunsten eines Dienstleisters, der verschiedene Abrechnungsmodelle anbietet. Dort wählte das Unternehmen den Gehaltsabrechnungsvollservice. Dies bedeutet, dass beim Wohnungsunternehmen selbst keine Abrechnungssoftware mehr zum Einsatz kommt, sondern alle abrechnungsrelevanten Tätigkeiten vom Dienstleister erledigt werden. „Ganz ohne unsere Mitwirkung funktioniert es aber nicht. Wir müssen Probeabrechnungen überprüfen und einen Buchungsauftrag erteilen. Mögliche Änderungen sind zu berücksichtigen“, sagt der Prokurist. Anschließend werden dann automatisch zum jeweiligen gesetzlichen Stichdatum Zahlungslisten generiert und die korrekten Auszahlungen an die Mitarbeiter sowie an das Finanzamt und an die Sozialkassen veranlasst. Man könnte zu der Auffassung gelangen, dass diese Dienstleistung insgesamt sehr kostspielig ist. Das treffe jedoch nicht zu. Mit einer günstigen Monatspauschale würden alle Dienstleitungen abgegolten, berichtet Overkott.
Sein Fazit: „Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das Outsourcing dieser Dienstleitung viel Arbeitszeit- und Kostenersparnis für die beteiligten Mitarbeiter und das Unternehmen erbracht hat. Die Mitarbeiter können sich nun wieder auf das Kerngeschäft konzertieren und überlassen die Gehaltsabrechnung den Experten. Das Outsourcing dieser Dienstleistung hat sich aus unserer Sicht bewährt.“

Kontakt: Barmer Wohnungsbau AG, Marius Overkott, Hildburgstr. 65, 42277 Wuppertal, Telefon: 0202 74798-15, Fax: 0202 74798-10,

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